Hay muchos casos de uso en los que la herramienta de carga de CSV de Kustomerpuede ayudar a los usuarios a lograr cuando intentan cargar grandes cantidades de datos en la instancia de su organización de la plataforma Kustomer .
En este blog, vamos a trabajar a través de un ejemplo del mundo real y le mostrará cómo cargar en masa los datos de un archivo CSV y tomar medidas al respecto. No será necesario ningún conocimiento previo para poner esto en marcha, lo único que necesitarás es acceso a Kustomer con permiso para crear webhooks, claves API y flujos de trabajo.
Por ejemplo, digamos que quiere enviar un correo electrónico masivo a sus clientes con un blog sobre todas las formas interesantes de utilizar un producto que han comprado y cómo ponerse en contacto si tienen alguna pregunta específica.
Sin embargo, si la capacidad de sus sistemas externos para enviar correos electrónicos masivos es limitada, y no ha configurado del todo su sistema de pedidos externo con Kustomer, entonces tenemos una solución: puede obtener un archivo CSV con la información de los clientes que han pedido el producto. Esta es una gran oportunidad para poner en práctica la herramienta de carga de CSV.
Paso 1: Crear el gancho del formulario
Lo primero que tenemos que hacer es crear un nuevo gancho de formulario que sea capaz de recibir los datos de nuestra herramienta de carga CSV. Como recordatorio, un gancho de formulario es una URL única que permite a las aplicaciones de terceros enviar información en tiempo real a Kustomer.
Esto puede hacerse así:
- Dirígete a tu instancia de Kustomer y navega a Configuración > Plataforma > Webhooks de entrada y luego haz clic en la pestaña "Form Hooks" en esa página de configuración.
- Una vez allí querrá hacer clic en el botón "Añadir Webhook de entrada".
- Llamémoslo "Bulk Email", démosle una descripción de "Bulk Email" y para el tipo, seleccionemos "Form".
- Una vez que se haya creado, querrá hacer clic en los tres puntos junto al nuevo gancho de formulario que acaba de hacer y luego hacer clic en "Copiar dirección del gancho".
- Ahora, una vez que tengas esa dirección copiada, puedes dirigirte a la dirección web de la herramienta de carga de CSV y pegarla en el campo "Hook Address".
Paso 2: Creación de la clave API
A continuación, vamos a crear nuestra clave de API que dará permiso a la herramienta CSVupload para enviar datos a ese webhook. Las claves API son necesarias para autorizar a Kustomer a enviar y recibir datos a través de los puntos de contacto de la integración.
Para ello vamos a:
- Vuelve a nuestra instancia de Kustomer y dirígete a Configuración > Seguridad > Claves API.
- Una vez allí haz clic en el botón de "Añadir clave de API". El nombre puede ser cualquier cosa, vamos a utilizar "Bulk Email" para este ejemplo.
- Para las funciones, busque y utilice "org.hooks".
Nota: le recomendamos que añada una fecha de caducidad a cualquier clave API que cree. Siempre puedes hacer una nueva y eliminar las antiguas desde esa pantalla, luego puedes reemplazar las que hayan expirado en otro momento.
Continuación del proceso de creación de la clave API:
- Una vez que haga clic en "Crear", la clave sólo estará disponible hasta que cierre el modal que aparece. Entonces será invisible excepto los últimos seis caracteres para que puedas confirmar si tienes la clave API adecuada.
- Guarde esa clave en algún lugar seguro de su disco local si cree que querrá consultarla más adelante.
- Una vez que la tengas, puedes volver a nuestro sitio de carga de CSV y pegar la clave en el campo "API Key".
Paso 3: Configuración del flujo de trabajo
Ya está casi listo para empezar a enviar archivos a su instancia Kustomer . Ahora necesitas configurar un flujo de trabajo que ingiera los datos del gancho del formulario y sea capaz de actuar sobre lo que llega.
Para hacer esto en Kustomer, vas a:
- Vaya a Configuración > Plataforma > Flujos de trabajo.
- En esa página, seleccione "Añadir flujo de trabajo" y luego elija "Flujo de trabajo personalizado".
- El flujo de trabajo necesita un nombre de su elección (asegúrese de que la opción de flujo de trabajo invocable no está seleccionada) y luego será llevado a una página de flujo de trabajo en blanco con una casilla "Elegir activador" en el centro.
- Haga clic en ese cuadro y un nuevo panel sustituirá al de la derecha. Allí, debajo de la aplicación desencadenante, seleccione "Hooks" y debajo del evento desencadenante desplácese hacia abajo y el webhook "Bulk Email" que acaba de crear es parte de esa lista desplegable - elija ese.
- Localiza la parte superior derecha del centro y selecciona "guardar" y luego activa el botón de al lado para activar el flujo de trabajo, que pasará de gris a azul.
- After that, go to the bottom left of the screen where it says “View Logs” and expand that. In the top left of the modal click “< TOP 100 EVENTS” and the workflow page should now look like the screenshot below.
Paso 4: Envío de datos a través del gancho
Ahora está listo para comenzar a enviar datos a través del gancho y construir el flujo de trabajo con los datos de la hoja de cálculo.
Un par de advertencias sobre los datos que vienen a través del gancho: debe ser un archivo .csv, y la primera fila del archivo debe tener datos en cada columna que no contenga espacios. Si las columnas se titulan "Nombre del cliente" o "Correo electrónico del cliente", tendremos que cambiarlas por algo como "Nombre_del_cliente" o "Nombre_del_cliente", con un guión bajo entre las palabras o sin espacios en blanco. La primera fila se convertirá en los valores de los atributos para que podamos asignar todos los datos dentro de cada columna para cada fila dentro del CSV. Vamos a enviar un ejemplo a través de y ver lo que sucede en la instancia Kustomer .
A continuación se muestra un ejemplo de archivo CSV con un par de clientes, sus nombres y sus direcciones de correo electrónico. Estos están dentro de las columnas tituladas "Nombre", y "Email".
Para enviar una prueba:
- Dirígete a la herramienta de carga de CSV donde tienes tu gancho y tu clave API listos, luego arrastra este archivo desde tu Finder/Explorador de archivos y suéltalo en el campo "Cargar CSV".
- La "Id. de carga" se llenará automáticamente con el nombre del archivo CSV. Puedes ponerle el nombre que quieras. Así podrá identificar los datos que se crearon cuando envió una carga específica.
- Con estos datos de prueba, vas a seleccionar "Cargar" y entonces deberías ver una pantalla similar a la siguiente.
Si recibes un mensaje de error, hay algunas cosas que debes comprobar:
- Confirme que los últimos seis dígitos de su clave API coinciden con la clave API que creó, y confirme que la dirección del gancho está copiada correctamente.
- También puede volver a copiar la dirección del gancho directamente desde el flujo de trabajo. El servicio de asistencia técnica también está disponible para ayudarle a resolver este problema.
Ahora que tenemos nuestro mensaje de éxito vamos a volver al flujo de trabajo y comprobar los registros. Complete los siguientes pasos para continuar con nuestra prueba:
- No aparecerá nada, pero una vez que pulses el botón de actualización "⟲" en los registros verás tres eventos que se produjeron. Esos eventos corresponden a las tres filas con datos de mi CSV.
- Puede hacer clic en el primer evento y luego en el paso "Recibir". Allí verá los datos en las secciones de "entrada" y "salida" de los registros, es decir, todos los datos disponibles en una sola fila del CSV asignados a los nombres de las columnas de la primera línea.
- Con los datos de salida, ahora puede comenzar a realizar más pasos dentro del flujo de trabajo para tomar medidas con estos datos.
Paso 5: Construir el resto del flujo de trabajo
Ahora construiremos el resto del flujo de trabajo. Para continuar haciéndolo, siga estos pasos:
- Debajo del paso de correo masivo, vas a hacer clic en el signo más y seleccionar "Acción".
- En el lado derecho, debajo de "Action App", haga clic y seleccione "Kustomer" debajo de "Action Event" y luego haga clic y busque "Customer: Búsqueda por correo electrónico".
- Los campos obligatorios aparecerán y en el campo de correo electrónico, a continuación, debe introducir: "/#pasos.1.atributos.datos.subir.Email". La sintaxis que utilizamos es muy específica.
- Para acceder al correo electrónico desde el CSV que subió, necesita comenzar con "/#pasos". Esto le dirá al flujo de trabajo que busque un paso dentro del flujo de trabajo.
- Now after the period, add the ID of the step. The first step in a workflow always has an ID of “1”, so it’s going to be “/#steps.1”. If typing this yourself, the workflow will switch to a blue “1”. To switch views click the “<>” right above the input field. The rest of the string output of the first step.
- Primero debes usar "atributos", y luego verás dos puntos y un corchete. Lo que significa es que puedes acceder al siguiente nivel hacia abajo a través de la notación de puntos(accesores de propiedades).
- A continuación, habrá tres niveles más por los que tendrá que navegar. En este caso, son "datos", "carga" y "correo electrónico" (distingue entre mayúsculas y minúsculas).
Ahora, al juntar todo "/#pasos.1.atributos.datos.subir.Email" le hará saber al flujo de trabajo que quiere usar lo que viene después de "Email" como la cadena a usar. En este caso, es la primera línea del archivo "jotest@gmail.com".
Paso 6: Añadir un paso de condición al flujo de trabajo
A continuación, tenemos que añadir un "Paso de condición" a nuestro flujo de trabajo en caso de que el cliente no exista. Para ello:
- Haga clic en el signo más debajo del paso 2 y elija "Paso de condición".
- En la parte derecha, bajo "Continue Only If" (Continuar sólo si), pulsamos en la casilla y aparece "2 Customer: Lookup by Email" lo seleccionaremos y nos desplazaremos hacia abajo para elegir "Id".
- Configúralo para que si el "Id" existe, siga adelante. Más adelante en el blog exploraremos qué hacer si el cliente no existe.
Paso 7: Enviar el correo electrónico
Una vez que haya determinado que el cliente está en el sistema, el siguiente paso del proceso consistirá en enviar el correo electrónico.
- En primer lugar, tienes que crear una nueva conversación con ese cliente. Puedes hacer clic en el signo más que aparece debajo de la condición para añadir un nuevo paso de acción.
- A continuación, vaya a Action App > Kustomer y Action Event > Conversation: Crear. Aparecerán los campos requeridos y deberá utilizar el cliente encontrado en el paso anterior.
- Haga clic en el "Cliente (cadena)", desplácese hacia abajo y seleccione "Id". Ahora que tienes la conversación, puedes añadir un mensaje a esa conversación.
- Haga clic en el signo más debajo de "Conversación: Crear" y siga Action App > Postmark y Action Event > Message Send (Nota: Gmail no admite la mensajería masiva).
- Verá un par de atributos requeridos que deben añadirse en este paso. Para "Cliente (cadena)" haga clic en el campo, seleccione "2 Cliente: Lookup by Email", desplácese hacia abajo y seleccione "Id".
- Luego, en "Conversación (cadena)" seleccione "3 Conversación: Crear" y busque "Id".
- En el campo "De:", añada una dirección de correo electrónico que desee utilizar. Por defecto ya está configurado un alias de soporte que será support@ORGNAME.mail.kustomerapp.com donde ORGNAME es único para su organización.
- El "campo To:" será la cadena utilizada para acceder a un correo electrónico, "/#pasos.1.atributos.datos.carga.correo electrónico".
- Por último, añada una línea de asunto y el cuerpo de su mensaje.
Si desea utilizar una plantilla de correo electrónico, puede seleccionar la plantilla que desea utilizar en la parte inferior. También puede crear una siguiendo esta guía de nuestro centro de ayuda. Ahora puede enviar correos electrónicos a los clientes encontrados.
Paso 8: Crear una ruta si el cliente no existe
Ahora, ¿qué pasa si el flujo de trabajo no encuentra al cliente? Si el Id no existe necesitamos crear una opción para esa ruta.
Para ello:
- Haga clic en el signo más sobre el paso de la condición y seleccione "Rama de la condición".
- En este caso, sólo hay dos opciones, o el cliente existía, o no existía. En la rama de la condición que se creó en el cuadro "Continuar sólo si", introduzca "verdadero" y luego seleccione existe, de esa manera continuará por este camino si la otra condición era falsa.
En esta rama, tendrás que añadir más pasos.
- Haga clic en el signo más para añadir un nuevo paso de acción. Será Action App > Kustomer y Action Event > Customer: Crear.
- Todos los campos son opcionales aquí, sin embargo, usted quiere ser capaz de encontrar estos clientes en el futuro, así que vamos a añadir su nombre y correo electrónico a los campos asociados.
- El nombre será "/#pasos.1.atributos.datos.carga.Nombre" y el correo electrónico será "/#pasos.1.atributos.datos.carga.Correo electrónico".
- Estos son los dos pasos de salida asociados que tienen los datos que querrá utilizar para actualizar la información del cliente. Si hay otros campos en el archivo CSV, puede utilizar la misma notación de puntos para rellenar toda la información asociada.
Una vez creado el cliente, podemos:
- Copie los pasos "Crear conversación" y "Postmark Enviar mensaje" y péguelos debajo del cliente que acaba de crear.
- Haga clic en el paso que desea copiar, diríjase a la parte superior derecha del panel y haga clic en el icono de copia.
- A continuación, haz clic en el signo más que hay debajo del paso que quieres añadir al que acabas de copiar y selecciona pegar.
- Una vez pegados, hay que hacer algunos ajustes en ellos para asegurarse de que hacen referencia a los pasos correctos del flujo de trabajo.
En la conversación:
- Cree un paso debajo de "Cliente: Crear", eliminar la información antigua en "Cliente (cadena)", y elegir "Conversación: Crear > Id".
- El paso "Postmark Envío de mensajes" también va a necesitar ser actualizado para reflejar los IDs de cliente y de conversación adecuados de la misma manera.
- Todo lo demás puede dejarse como está, ya que ha utilizado el correo electrónico del primer paso y nuestra dirección de correo electrónico de asistencia general. La línea de asunto y el cuerpo del correo electrónico tampoco van a cambiar.
Paso 9: Probar el flujo de trabajo
Ahora vamos a probarlo. Para asegurarnos de que todo está configurado correctamente:
- Vuelva a la herramienta de carga de CSV.
- Asegúrese de que tiene el archivo CSV con los correos electrónicos asociados que desea enviar en las columnas tituladas "Nombre" y "Correo electrónico".
- A continuación, se asegurará de que tiene la clave de la API adecuada y, por último, se asegurará de que tiene la "dirección del gancho" correcta.
- Luego puedes subir y ver lo que dicen los registros al refrescarlos.
Ya lo ha hecho. Usted tiene un flujo de trabajo robusto que enviará un correo electrónico a una hoja de cálculo de los clientes. Esto puede ser modificado para actualizar cualquier dato del cliente que desee. Digamos que usted conoce los números de pedido específicos que tienen estos clientes y quiere añadir una lista de ellos a cada uno. Puede modificar este flujo de trabajo para encontrar el cliente que ordenó eso y agregarlo a un nuevo atributo de matriz que creó en el cliente.
Las opciones de esta herramienta son variadas y potentes. Hay algunas limitaciones a tener en cuenta, puede manejar archivos CSV de 70.000 líneas, pero nada más grande que eso. Además, si usted no utiliza el Id de carga para realizar un seguimiento de los cambios que tendrá un tiempo difícil encontrar las cosas específicas que hizo con esta carga CSV. Si hay alguna pregunta o tiene un caso de uso con el que le gustaría recibir ayuda, no dude en enviarnos un correo electrónico a support@kustomer.com en cualquier momento.
Enhorabuena. Ha llegado hasta el final. También puede copiar este GIST e importarlo como un flujo de trabajo para tener un punto de partida para construir uno en su instancia.
